¿Alguna vez te has planteado cómo podrías optimizar al máximo los recursos que utilizas al llevar a cabo un evento?

Gestionar eficazmente cada escalón de tu organización, tener en tiempo real indicadores de productividad y obtener un mayor control sobre lo que sucede previo, durante y post evento. Suena bien, ¿verdad?

Esto, y muchas más cosas que a continuación te explicaremos podrás hacerlas posible con un buen software de gestión para eventos logrando automatizar procesos y pudiendo dedicar tiempo a los aspectos realmente importantes.

¿Qué es un Software de gestión para eventos?

Sin duda el perfecto aliado para que no te dejes nada en el tintero, para que la gestión de ciertos aspectos no se te haga un mundo y, en definitiva, para que lleves a la excelencia aquello a lo que dedicas tu vida profesional. Tanto si eres propietario/a de un local de ocio como si eres promotor/a de eventos, un software de gestión de eventos es la herramienta clave que revolucionará tu forma de trabajar, así como la de tu equipo.

Este tipo de software suele un producto freemium, esto quiere decir que ofrecen una versión básica con unas funcionalidades limitadas de manera gratuita con el fin de que lo usuarios lo prueben y vean si realmente obtienen un valor añadido.

A medida que el usuario necesita más funcionalidades sobre la plataforma el precio de esta va aumentado. Los pagos se suelen hacer de dos formas, ya sea mediante subscripciones mensuales, trimestrales y anuales o cobrando un porcentaje de gestión para cada transacción realizada en la plataforma.

¿Cuáles son las ventajas de trabajar con un software de gestión para eventos?

Al trabajar con un software de gestión para eventos de este tipo, tendrás en la palma de tu mano todo lo que puedas necesitar a la hora de organizar tu evento. Literalmente, en la palma de tu mano, porque todo podrás hacerlo desde tu móvil o cualquier dispositivo electrónico, de una forma sencilla y sin complicaciones. Por eso, notarás un cambio espectacular en cuanto a la comodidad de gestionar todos los asuntos relacionados con tu evento desde cualquier lugar y desde una sola aplicación.

Además, estas son todas las posibilidades que te brinda un software de gestión eventos:

• Centralización de listas de invitados en un mismo dispositivo: los beneficios que esto supone son muchos y muy importantes para el crecimiento de tu negocio. Por ejemplo, la simplificación de la gestión de cada lista (tarifas, horarios…), control a tiempo real del porcentaje de asistencia, modificaciones inmediatas a través de la aplicación… Si quieres poder profundizar más sobre este aspecto te contamos la forma más óptima de gestionar tu lista de invitados.
  
• Venta de entradas de forma ágil, sencilla y con posibilidad de hacerlo completamente online: vender las entradas para tu evento de forma online presenta grandes ventajas, tanto para ti como para tus clientes. Entre estas ventajas, encontramos la inmediatez, una mayor seguridad, monitorización en tiempo real de las entradas que se venden, obtención de datos de clientes de calidad para posteriores acciones de marketing…
• Gestión de Reservas de espacios sin complicaciones: Como hemos comentado antes, un software de este tipo te permite gestionar las reservas al momento y desde cualquier lugar, así como todas las modificaciones que necesites realizar. Esto incluye mantener la coherencia de las reservas, obtener y exportar fácilmente toda la información de las mismas, incluir datos adicionales de las personas que reservan e incluso abrir partes de incidencias.
  
• Control absoluto de los canales de venta: gracias a la posibilidad de venta que te ofrece un software de gestión para eventos podrás controlar todos los movimientos de venta, de esta forma podrás tener a mano todos los datos sobre las cantidades invertidas para la realización del evento pudiendo calcular rentabilidades y márgenes así cómo conocer el ticket medio por asistente, horas y hábitos de compra o información específica sobre cada canal de venta. Monitorizando cada punto de venta conoces en todo momento cuál es la situación monetaria real, lo que te permite tomar decisiones acertadas de forma inmediata basándote en todo momento en datos reales cualificados y no mediante suposiciones.
• Un análisis exhaustivo del evento y todo lo relacionado con él gracias a los informes automáticos que te brinda el software de gestión eventos. La fase previa es muy importante, y también el desarrollo del evento, pero no olvidemos el análisis posterior. Ya sabes que la información es poder y que, cuanta más información recabes, más podrás mejorar de cara al futuro. Detectar los puntos débiles en la gestión o saber cuál de tus RRPP es más eficiente, sin duda, hará que puedas incidir en los aspectos que más atención necesitan. De esta forma, dejando cada vez menos asuntos al azar, tus eventos serán 100% exitosos en todos los aspectos.
  
• Creación de una base de datos de calidad integrada en el software de gestión para eventos: Gracias a la obtención de datos totalmente segura de la aplicación podrás alimentar o crear desde cero una base de datos, que crecerá con cada evento, formada por clientes y asistentes de calidad. Esto abre sin duda todo un abanico de ventajas a la hora de realizar campañas tanto de fidelización como de búsqueda de nuevos clientes, puesto que se partirá de una base fiable pudiendo así mantener conversaciones directamente con ellos.
• Si necesitas observar todos los datos también en papel, cualquier software de gestión para eventos te permite imprimirlos de forma sencilla y exportarlos tanto en tablas de Excell, CSV, PDF u otros archivos compatibles.
• Para cualquier consulta, siempre tendrás a un experto a tu disposición. Recuerda que al trabajar con una plataforma esta cuando con un equipo de especialista que te podrá resolver cualquier duda o problema que pueda surgirte en la mayor brevedad posible.

Discocil, software de gestión para eventos, desarrollado por y para promotores

Discocil es el software de gestión para eventos desarrollado por un equipo multidisciplinar especializado en eventos tanto corporativos como musicales. Con más de 300 clientes en toda España ha ayudado en la gestión y organización de más de 50.000 eventos desde sus inicios. Gracias a su plataforma de gestión intuitiva y el asesoramiento por parte de su servicio al cliente es sin duda tu mejor aliado a la hora de organizar un evento.

Ahora que ya sabes lo que es un software de gestión para eventos y todas sus ventajas solo queda que lo pruebes y compruebes por ti mismo cómo te ayuda a agilizar la gestión de tu próximo evento. ¿A qué esperas?