La organización de un evento pasa por muchas fases antes del gran día, e incluso después de su celebración queda todavía muchos asuntos que requieren atención.
En diferentes puntos de este recorrido que supone la organización de cualquier evento, un simple detalle se nos puede hacer un mundo y puede llegar a convertirse en una auténtica pesadilla.
Si te preguntas cuál es la clave para evitar complicaciones innecesarias, tenlo claro: pla-ni-fi-ca-ción. No obstante, existen varias maneras de planificar, y no todas son igual de eficientes.
Si te quedas a leer este artículo, te explicaremos cómo puedes gestionar todos los aspectos que envuelven tu evento de manera eficaz empleando las nuevas tecnologías, como los software de gestión y organización de eventos que puede suponer la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Si eres promotor de eventos o diriges un local de ocio, ¡sigue leyendo!
Organización de eventos: aspectos esenciales
- ¿Para qué?: El objetivo de tu evento tiene que estar claro desde el minuto uno. Márcate un objetivo principal y, si los tienes, algunos objetivos secundarios. De esta forma, todas las acciones que vayas a realizar cobrarán sentido. Si alguna de esas acciones no te lleva a conseguir lo que te has propuesto ni ninguno de los objetivos colaterales, quizás deberías replanteártela.
- El «para qué» de los asistentes: Tienes claro tu objetivo, pero ¿qué valor aporta tu evento a los asistentes? ¿Qué lo diferencia de otros eventos? Debes saber en todo momento cuál es el incentivo que hará que tu evento bata récords de asistencia. Pregúntate: «¿qué tengo para ofrecer?»
- ¿Para quién? Hablemos de audiencias: Tu público objetivo tiene que estar bien definido para saber a quién dirigirte. ¿Sabes a quién le interesaría tu evento? ¿Quién repetiría? Este punto es clave para alcanzar los objetivos marcados. Una vez sepas a quién dirigirte y tengas tu audiencia bien segmentada, llega el momento de gestionar la lista de invitados y asistentes al evento.
- Agenda y presupuesto: Visualiza las fechas, las horas, el lugar… Y, por supuesto, planifica todo con un presupuesto acorde tanto a tus posibilidades como a tus expectativas.
- Tu equipo: Un evento no tendrá éxito si no tienes a tu staff bien coordinado. Cada miembro de la platilla debe tener claras sus funciones en cada momento.
- Tus resultados: El antes y el durante están muy bien, pero no olvides el DESPUÉS. Es muy importante que contabilices bien tus ganancias y sepas de qué canal provienen.
Los 7 errores más frecuentes que NO debes cometer
En la organización de eventos, existen tantos aspectos a planificar que es normal que, a veces, se cometan errores. Por eso, queremos que te anticipes a ellos y tengas muy en cuenta esta lista de cosas que no debes dejar que ocurran:
- Definición errónea del público objetivo.
- Falta de comunicación entre el equipo.
- Descuadres importantes en la facturación.
- Falsificación de entradas, lo que lleva a un desajuste entre el total de entradas vendidas y los asistentes reales.
- Mala experiencia de los asistentes debido a una gestión mediocre: esperas demasiado largas en cola o en las barras, falta de espacio en los reservados por descontrol de aforo…
- No analizar el evento posteriormente para corregir errores en futuros eventos.
- No recopilar información sobre los asistentes, es crucial que crees una base de datos registrando a cada individuo que acude a cada evento que realices.
¿Cómo puedes PREVER errores en la organización de eventos?
Tanto las bases esenciales para la organización de eventos como aquellos errores que debes evitar van conformando una lista bastante larga de aspectos a tener en cuenta que parece que no se acaba nunca (y eso que solo te hemos nombrado los principales). Pero no debes dejar que la gestión de tu evento te desborde.
Actualmente, existe un software para la organización de eventos que te ayudará en las tareas administrativas y de gestión, convirtiéndose en tu mayor aliado.
Con un software como Discocil, podrás:
- Controlar tus ventas: Antes, durante y después del evento llevarás un seguimiento inmediato de las ventas, logrando así un mayor control. Además, podrás gestionar todos tus canales de venta desde una misma plataforma.
- Obtener datos útiles sobre tus clientes: Factores clave como tu tipo de comprador, sus intereses y sus hábitos de compra pasarán a tu disposición gracias a la recolección y posterior análisis de tu clientela. Además, podrás acceder fácilmente a estos datos echándole un vistazo a los informes generados. Estos datos podrán serte de gran utilidad porque, poco a poco, irán conformando una base de datos a partir de la cual podrás crear audiencias de clientes potenciales de alta calidad para la organización de eventos futuros.
- Vender entradas online: lo cual tiene ventajas tanto para ti como para tus clientes: inmediatez en la compra/venta de las entradas, venta a través de distintos canales (WhatsApp, página web, redes sociales…), se evita la falsificación gracias al código QR…
- Controlar mucho mejor la asistencia: Podrás vender entradas de forma anticipada o cobrar por adelantado fianzas para los reservados. Esto hará más precisas las previsiones de asistencia y, colateralmente, evitará el no-show.
- Fidelizar a tus clientes a través de comunicaciones cercanas y de calidad: newsletters, SMS…
- Organizar a tu equipo: Desde la plataforma, podrás establecer jerarquías y controlar la eficiencia de cada miembro de tu staff. ¡Para que no se te escape nada!
La organización de eventos puede ser un suplicio o, por el contrario, puede convertirse en algo mucho más sencillo de lo que jamás habrías pensado.
La digitalización es el futuro, ¿te unes?