Si sueles organizar eventos para una discoteca u otro tipo de local de ocio, sabrás que existen una gran cantidad de aspectos a gestionar, y que no siempre se tiene el tiempo o los medios suficientes para manejarlos todos de forma eficiente.
Entre los puntos más importantes de la organización de cualquier evento, hay ciertos elementos clave que difícilmente se nos pasan por alto: el presupuesto, las fechas, la venta de entradas, la organización del staff, la puesta a punto del local (incluidos los espacios privados o VIP), las consumiciones, la temática… Pero hay uno de esos aspectos que a veces dejamos un poco de lado y que, en realidad, es de suma importancia: la lista de invitados.
Si a veces se te ha hecho un mundo gestionar la guest-list de tu evento o, simplemente, te gustaría mejorar este punto, acompáñanos en este artículo.
Ventajas de controlar la lista de invitados de tu evento
Piensa en el último evento que hayas organizado. ¿Tenías en mente cuánta gente estaba invitada y cuánta podía añadirse luego? Durante el evento, ¿sabías cuántas personas habían llegado y cuántas faltaban por llegar, y tenías sus datos? ¿Llevaste un control de las invitaciones gratuitas que repartían tus RRPP? Si has respondido «no» a la mayoría de estas preguntas, te interesará saber que existe un software de gestión para eventos que puede ser de gran ayuda a la hora de organizar tu lista de invitados. Prepárate, porque va a abrirse ante ti un mundo de posibilidades.
Entre las ventajas que nos puede brindar un software de gestión para eventos a la hora de gestionar una guest-list, encontramos las siguientes:
- Simplificación: Llevar varias listas en distintos dispositivos o ramificarlas entre los distintos RRPP de tu equipo suele acabar en descontrol. Con ello, tendrás a todas las personas que asistan a tu evento perfectamente controladas de una manera muy sencilla. Podrás tener todas tus listas englobadas en una misma plataforma y gestionarlas de manera individual.
- Control a tiempo real del porcentaje de asistencia: Sabrás de forma inmediata cuánto te queda para llenar el aforo. Además, podrás consultar cuando quieras la información del flujo de gente que va entrando y saliendo de una manera muy visual.
- Cambio de tarifas desde tu móvil: Cuando necesites realizar un cambio de precios en cualquiera de tus listas, podrás hacerlo de la manera más fácil posible desde tu propio móvil. A cualquier hora y como tú quieras: la actualización de las nuevas condiciones se hará de manera automática.
- Gestiónes y modificaciones inmediatas: Como podrás gestionar y modificar cada lista de invitados de forma inmediata desde tu móvil, podrás establecer límites, tanto en el número de asistentes como en el horario, en cualquiera de las listas de invitados.
- Pases VIP para tus clientes estrella: Podrás enviar un pase VIP para toda la temporada a tus mejores clientes, con condiciones especiales y la opción de que puedan guardárselo en su wallet de sus móviles. Una lista de invitados VIP, ¿qué mejor forma de fidelizar?
- Obtención y Control de datos: Tendrás toda la información que necesites sobre tus invitados. Además, esa misma información irá alimentando una base de datos que te será de gran ayuda a la hora de realizar campañas de marketing y fidelización.
- Análisis de tu equipo y tus medios: ¿Te gustaría conocer el rendimiento real de tus RRPP? ¿Y de tus distintos canales de venta? Será posible gracias al análisis que facilitará el propio software de gestión para eventos: número de clientes que te aporta cada uno, cuánto se ha facturado en cada evento…
Ya te habrás dado cuenta de que la clave de todas estas ventajas es, al fin y al cabo, obtener un mayor control sobre cualquier evento y lograr aumentar los márgenes de rentabilidad. Cuantos más aspectos del evento se dejen al azar o no se controlen lo suficiente, más probabilidades habrá de que algo salga mal.
Cómo organizar mi guest-list en 4 pasos
Para acabar, vamos a darte unos tips de organización para tus listas de invitados:
- Renombra cada lista de invitados de forma clara para que no haya ninguna confusión entre dos o varios grupos distintos de asistentes.
- Asegúrate de establecer la tarifa de cada lista de invitados correctamente.
- Reúne al equipo de RRPP para explicarles cómo va a funcionar la gestión de las listas con este software. Estamos seguros de que su rendimiento mejorará.
- Revisa cada X tiempo el porcentaje de asistencia para poder tomar medidas al momento.
¿Te has quedado con todo?
Después de leer este artículo, seguro que te han entrado ganas de tener todos tus listados e invitaciones perfectamente calculados y controlados en el próximo evento que organices. ¡Vas a notar la diferencia! Además, las buenas decisiones solo pueden tomarse cuando se tiene toda la información en la palma de la mano. No te quedes atrás y empieza a pensar cómo mejorar tus eventos, sobre todo ahora, cuando la situación exige ideas innovadoras y una gran capacidad de reinvención.